Как сжать файл pdf до нужного размера?

Для сканов регулируйте качество и разрешение изображений, а не только нажимайте максимальное сжатие. Сохраните копию, уменьшайте параметры постепенно и после каждого варианта проверяйте размер и мелкий текст. Удалять страницы по вашему условию нельзя. Если порог недостижим без потери читаемости, попробуйте пересканировать оригиналы с более подходящими настройками или уточнить допустимый способ передачи у получателя.

Размер сканированного PDF в основном зависит от изображений страниц. Попробуйте уменьшать разрешение и качество сжатия постепенно, сохраняя отдельную копию после каждого варианта. В редакторе PDF ищите уменьшение размера или оптимизацию изображений. Если цвет не нужен, серые оттенки могут сократить объём, но сначала проверьте, не важны ли цветные отметки.

Гарантировать ровно пять мегабайт без потери читаемости нельзя: результат зависит от исходных сканов. Проверяйте мелкий текст на каждой странице при нормальном увеличении, особенно печати и подписи. Если исходник уже сильно сжат, повторное сжатие может почти не помочь. При наличии бумажных оригиналов иногда лучше пересканировать их с подходящими настройками, чем многократно ухудшать готовые изображения.

Проверил печати отдельно, на максимальном сжатии одна почти исчезала.

Умеренное сжатие дало чуть больше лимита, помогло пересканирование пары тяжёлых страниц.

• Сначала сохраните исходный PDF без изменений. Создавайте сжатую копию под другим именем, чтобы можно было сравнить качество и вернуться к исходным сканам. Проверьте точное ограничение формы: иногда размер указан в других единицах, а иногда ограничение относится к каждому файлу отдельно.

• Посмотрите, что занимает объём. В сканированном документе это обычно изображения страниц, поэтому уменьшение их разрешения и изменение качества дают основной эффект. В PDF с текстом и векторными элементами причины размера могут быть другими, и одинаковые настройки не всегда полезны.

• В редакторе PDF используйте команду уменьшения размера или расширенную оптимизацию. Например, Acrobat позволяет сохранить уменьшенную копию. Не выбирайте самый жёсткий режим сразу. Начните с умеренного изменения и сравните получившийся файл с исходным на страницах, где есть мелкий текст, печати и тонкие линии.

• Если цвет не несёт смысла, проверьте вариант в оттенках серого. Но цветные пометки, выделения и различия печатей могут быть частью документа, поэтому автоматически убирать цвет со всех страниц не стоит. Переход в строго чёрно-белое изображение иногда повреждает слабые линии и мелкие детали.

• После сохранения откройте именно новую копию и проверьте количество страниц, ориентацию и читаемость. Не оценивайте результат только по уменьшенному предпросмотру. Если документ подписан электронной подписью, изменение содержимого может нарушить её проверку; рукописная подпись на скане и цифровая подпись файла устроены по-разному.

Уменьшение с двенадцати до пяти мегабайт может быть достижимо, но гарантировать это по размеру исходника нельзя. Когда предел требует слишком сильного ухудшения, лучше заново подготовить сканы или согласовать другой способ передачи.